TopHR

Мой профиль – для сотрудника это личная панель управления своей жизнью в компании. Этот модуль отсылает нас к популярному нынче тренду во многих используемых нами приложениях: “я обслуживаю себя сам”. Можно многое (список возможностей постоянно обогащается):

• зайти посмотреть назначенные задачи;

• найти нужную информацию или документ, имеющий отношение к твоей деятельности в организации;

• заполнить и актуализировать личные и контактные данные;

• посмотреть свою историю приказов и проверить остаток отпусков;

• посмотреть личный профиль и список задач своего подчиненного;

• отслеживать статус заполнения формы или прогресса исполнения задачи подчиненным;

• найти ответ на срочный вопрос;

• получить необходимую справку без ненужной беготни и обращения в HR;

• постоянно пополнять модуль контентом (для HR-админа).

Постановка целей и оценка достижений – это легендарный модуль, с которого собственно и начиналось становление TopHR. Долой бумажные формы, которые теряются или складываются в канцелярские папки! Даешь прозрачную систему целей и дэшборды по эффективности всей команды! Ну и у топ-менеджмента и у владельцев наконец-то отпадёт вопрос: что в компании делают все эти люди? Диапазон возможностей модуля налицо (список возможностей можно дополнять):

• можно запускать кампании по постановке целей и оценке достижений;

• можно декомпозировать цели руководителя до целей командных и индивидуальных целей;

• можно заполнять и согласовывать годовые или квартальные цели по всем критериям с участниками процесса;

• можно выбирать цели из списка утвержденных, а также создавать персонализированные цели, выбирать тип и вес цели, а также показатели выполнения цели, определять сроки выполнения целей и другие показатели;

• можно заполнять и согласовывать результат исполнения целей с участниками процесса при наступлении срока выполнения;

• можно прикреплять файлы в качестве подтверждения исполнения целей;

• можно встроить процесс опроса для получения среднего результата среди оценивающих;

• можно встроить библиотеку целей и ключевых показателей эффективности;

• можно встроить возможность комментирования при оценке результата достижения цели;

• можно отслеживать прогресс заполнения карт;

• можно автоматически информировать участников процесса о предстоящих задачах;

• можно мониторить итоговые показатели результативности по людям, по отделам, по регионам в виде дэшбордов и отчетов;

• можно сделать дерево целей транспарентным для всей команды. 

Управление по компетенциям. Благодаря функционалу этого модуля, сотрудники могут оценить себя и узнать, как их оценивают другие по установленным критериям оценки компетенций, включая харды и софты для каждой должности. Этот модуль позволяет оценить потенциал сотрудников по различным методикам и использовать эти данные в дальнейшем при включении в кадровый резерв и составлении индивидуального плана развития. Назначение и продвижение  становится прозрачным, и сотрудники начинают испытывать больше доверия к организации. Благодаря модулю:

• запускаем кампанию по оценке;

• выбираем вручную оценивающих либо настраиваем автоматическую выборку;

• моделируем и редактируем методический инструментарий для проведения различных видов оценки; 

• проводим экспресс-оценку компетенций, оценку 360, тестирование знаний и осведомленности, опросы компетенций, аттестацию;

• получаем отчеты и дэшборды, включая те, что позволяют сравнить фактические показатели с нормативом или результаты внутри коллектива;

• информируем сотрудников о поведенческих индикаторах по каждой компетенции и о квалификационных стандартах через создание прозрачной системы компетенций.

Опросы и исследования -  очень нужный “в хозяйстве” модуль, он является незаменимым помощником в сборе и обработке обратной связи от работающих в организации людей. Для понимания настроения и чаяний сотрудников стоит регулярно проводить любые срезы мнений сотрудников и/или партнеров клиента путем: 

• создания анкет, опросов, исследований с помощью встроенного конструктора с возможностью добавления различных форматов ответов и функции сохранения промежуточных ответов;

• регистрации потребности в исследованиях, настройки, запуска и администрирования кампаний по проведению и мониторингу исследований;

• планирования и проведения опросов и исследований;

• мониторинга результатов через отчеты и дэшборды;

• последующего анализа результатов опросов и исследований в разрезе должностей, подразделений, регионов.

Кадровый резерв. Кому нужно создать “золотой” резерв сотрудников, которые в будущем могут создать костяк управленческой команды, либо удержать людей с высоким потенциалом либо повысить производительность команды, тому сюда. В данном модуле удобно:

• собирать потребности бизнеса в подготовке или переподготовке групп кадрового актива для определенных должностей и проектных ролей;

• анализировать кадровый потенциал посредством выделения перспективной группы сотрудников на основе сопоставления результатов оценки компетенций и квалификации и фактической результативности (матрица потенциала 9 Box Grid);

• распределять сотрудников перспективной группы (кадрового актива) по группам резерва и/или назначать в резерв на конкретные должности;

• консолидировать данные об открытых возможностях для сотрудников в сфере развития карьеры;

• автоматически информировать участников процесса о предстоящих задачах;

• создавать и согласовывать индивидуальные планы развития (ИПР), а также назначать наставников;

• отмечать выполнение ИПР и мониторить прогресс по выполнению ИПР;

• фиксировать обратную связь на 1:1 встречах;

• и, конечно же, получать статистику по управлению кадровым резервом в виде отчетов и дэшбордов.

Обучение и развитие. Все понимают важность правильной организации обучения, проверки усвоения и применения в работе новых знаний и навыков, а также учета пройденных часов и прочей релевантной статистики. Данный модуль поможет в решении следующих задач (не ограничиваясь ими):

• составление плана развития сотрудника, исходя из недостающих компетенций, квалификации или показателей низкой производительности;

• создание обучающего контента с помощью встроенного конструктора курсов;

• формирование аттестационных вопросов к каждому курсу;

• заведение и редактирование учебных мероприятий в календаре событий;

• регистрация и зачисление сотрудников на учебные мероприятия; 

• автоматическое информирование участников о времени проведения мероприятия; 

• администрирование процессов планирования, организации и проведения учебных мероприятий;

• согласование плана обучения, сбор и ведение статистики по пройденным курсам, включая фактические затраты;

• отслеживание  успеваемости и прогресса в освоении программ;

• управление электронным контентом дистанционного обучения посредством записи, хранения обучающих файлов; 

• отслеживание успеваемости, прогресса в освоении программ и применения новых знаний и навыков в работе, включая тестирование, опросы и т.д.

• мониторинг качества выполнения участниками итоговых/сертификационных работ и проектов;

• возможность настроить стандартные отчеты и дэшборды.

Биржа идей - это “ящик предложений”, в который собираются идеи, улучшающие жизнь сотрудников и улучшающие производительность компании и безопасность труда. Плюс функционала модуля в том, что идеи сотрудников доводятся до реализации (по крайней мере, даже в случае отказа сотрудник получит обоснование). Это подходит для компаний с открытой культурой, где инициатива ненаказуема. Для удобства пользования здесь предусмотрены:

• создание и отправка заявки HR-администратору в случае возникновения идей по улучшению производственных процессов или условий труда, которые не закрываются действующими политиками и процедурами компании;

• отслеживание статуса обработки заявки: кстати, доступен просмотр статуса получения, исполнения и закрытия заявки, а также имени администратора системы - это помогает предпринять действия по ускорению;

• настройка уведомлений на корпоративную почту HR-администратору или иному ответственному лицу о необходимости ответить на запрос сотрудника для его своевременного закрытия;

• получение отчетности по статусу не закрытых запросов.

Подбор сотрудников - модуль, облегчающий жизнь рекрутера. Он содержит данные о кандидатах (текущих и прошлых), вакансиях в работе, критериях оценки и отбора, оценочных процедурах и их результатах, а также процессы координирования (управления расписанием и автоматического информирования) участников процесса (кандидатов и участников отбора) на каждом этапе отбора. Функционал обширный (и его можно обогащать):

• нанимающий менеджер заполняет заявки и согласовывает с HR-отделом;

• участники процесса отбора могут подключать к найму других коллег;

• рекрутер может публиковать открытые вакансий в системе;

• рекрутер может объявлять рефералку;

• рекрутер регистрирует внешних кандидатов и добавляет их в воронку отбора;

• рекрутер проверяет кандидатов на совпадение с сохраненной в системе историей взаимодействия с кандидатами;

• рекрутер проверяет кандидатов через службу безопасности;

• рекрутер получает сводную отчетность в любых срезах, а также мониторит свою производительность через дэшборды;

• кандидат может вводить и редактировать данные, файлы, заполнять анкеты и формы резюме;

• кандидат может загружать файлы в форматах;

• кандидат может проходить оценочные процедуры онлайн, в том числе без участия рекрутёра;

• кандидат получает и согласовывает оффер онлайн;

• руководитель согласовывает кандидатов предложенных рекрутером;

• руководитель видит прогресс в отборочном процессе.

Адаптация сотрудников - на наш взгляд, это модуль, который обязана внедрить каждая компания, ибо его использование дает мультипликативный эффект на снижение уровня текучести во время адаптации, более быстрый выход новобранца в режим продуктивности, повышение вовлеченности новичка с первых дней работы. Содержит богатый функционал (можно максимально настроить процесс под заказчика):

• HR-админ управляет процессом адаптации новых сотрудников;

• HR-админ является скорее наблюдателем процесса адаптации сотрудника, нежели “активным посредником” между новичком, руководителем и наставником;

• HR-админ может настраивать шаблоны для постановки целей для позиций, включая массовые;

• HR-админ может создавать Welcome-курс для новых сотрудников;

• HR-админ может создавать и изменять контрольные вопросы для проверки прохождения испытательного срока, анкету обратной связи и exit-interview;

• HR-админ получает сводную отчетность, включая мониторинг дэшбордов;

• сотрудник получает автоматические уведомления по процессу постановки целей на испытательный период;

• сотрудник проходит ориентационный курс для новых сотрудников;

• сотрудник проходит проверку усвоенных знаний после прохождения обучения;

• сотрудник отвечает на вопросы по окончанию испытательного периода;

• сотрудник дает обратную связь по прохождению испытательного периода;

• руководитель устанавливает цели на испытательный срок новому сотруднику и оценивать их выполнение.